DROITS ET DEVOIRS DU MANDATAIRE

Le mandataire adulte est la personne qui représente les dirigeants de l'Association Départementale au sein d'une coopérative scolaire, de quartier ou d'un foyer coopératif : il reçoit mandat du conseil d'administration de l'association, il doit respecter les statuts types de l'Association Départementale,

Dans le cadre du mandat qu'il reçoit du Conseil d'Administration de l'Association Départementale, le mandataire dispose de pouvoirs afin d'agir pour le compte de la coopérative ou du foyer.

En contrepartie de ces droits, il doit respecter les obligations que lui imposent cette délégation de pouvoirs et qu'il a préalablement acceptées.

Pour garantir un fonctionnement coopératif et transparent au niveau local, le mandataire doit être accompagné et secondé par le conseil de coopérative et les vérificateurs aux comptes. Il ne doit pas hésiter, le cas échéant, à contacter les dirigeants de l'Association Départementale pour l'aider dans cette tâche.

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la signature du compte, le changement de mandataire...

Le mandataire est signataire du compte, il reçoit mandat du conseil d'administration départemental pour le représenter. Avec le trésorier, il tient la comptabilité, assure la tenue de registres conformes et transmet un compte rendu d'activité et financier au trésorier départemental.

le changement de mandataire s'effectue en début d'année scolaire à l'aide des documents ci-dessous et en cours d'année.

  • le document "Changement de mandataire - complet" comportant la signature de tous les enseignants...
  • ces documents doivent être accompagnés de la photocopie de la CNI du mandataire ainsi que d'un justificatif de domicile.

ATTENTION: en début d'année scolaire, aucun dossier ne sera traité s'il n'est pas accompagné du CRF/CRA 2016/2017.

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ADHESION, COTISATION, DONS DES FAMILLES...

Pour faire le point sur l'adhésion à l'OCCE , la cotisation et les dons des familles...

Quelles ressources financières pour la coopérative ? Cotisation obligatoire ou participation volontaire des familles ? Faisons le point.

LES SUBVENTIONS

Une coopérative scolaire affiliée à l'OCCE peut percevoir une subvention de la part d'un organisme public (mairie, caisse des écoles, Conseil général...) à certaines conditions et sous le contrôle de l'association départementale.

la fiche téléchargeable résume les conditions d'attribution d'une subvention...

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REGLEMENTATION DES PRATIQUES COMMERCIALES

les coopératives scolaires oeuvrent au sein d'un espace éducatif public et il convient de rappeler le nécessaire respect du principe de neutralité commerciale du service public de l'éducation nationale. (circ 2001-053 du 28/03/2001)

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AVANTAGES FISCAUX

Des dons pour la coopérative !

L'OCCE est une association reconnue d'intérêt général et fait ainsi bénéficier l'ensemble des coopératives de sa capacité à produire des reçus pour don et faire bénéficier les donateurs d'une réduction d'impôts.

La démarche est simple :
- lorsqu'un particulier, un professionnel, fait un don à la coopérative, le mandataire utilise le formulaire ci-dessous pour nous demander un reçu pour don. Il joint la copie du chèque remis.
-  Le "reçu pour don" sera retourné directement à l'émetteur du don , signé par le président ou le trésorier, pour faire valoir ce que de droit, une réduction de 66% du montant versé.

De son côté, nos services transmettront aux services des impôts tous les documents afin que le donateur puisse faire valoir ses droits.

- Le don doit être conforme à la législation.
- Le don n'a fait l'objet au cours de l'année fiscale de référence d'aucune contrepartie directe ou indirecte au sens de la circulaire fiscale N° 186 du 8/10/1999, ou en tout cas dans les proportions et en respectant le plafond admis par la dite circulaire.

Afin de répondre aux exigences de la circulaire, l'OCCE 78 a décidé de prendre comme référence le "don moyen par coopérateur" et d'appliquer un rapport de 1à 4.

En conséquence, l'OCCE ne délivrera plus des reçus fiscaux que pour des dons supérieurs à 100 euros. Toute demande non accompagnée d'une photocopie du chèque ne sera pas traitée.

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ORGANISER UNE FËTE D'ECOLE...

L'organisation d'une fête d'école ou d'une kermesse nécessite le respect d'un certain nombre d'obligation légales. En voici les principes généraux. En cas de doutes, vontactez nous...

En matière de surveillance, les enfants seront placés comme à l'ordinaire sous la responsabilité des enseignants pendant le temps scolaire, ainsi que pendant la préparation et le déroulement du spectacle. Hors temps scolaire, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents.

Les ATSEM seront placées sous l'autorité du directeur d'école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n'est pas possible de leur imposer un service. Il en sera de même concernant le concierge de l'école.

La fête de l'école ou la kermesse doit être organisée par l'Association départementale OCCE et reste sous sa responsabilité. Les recettes perçues seront gérées par la coopérative scolaire OCCE, sous le visa de l'Association départementale OCCE, qui est seule habilitée juridiquement à acquérir et à posséder des biens dans l'école. Les biens acquis sur ces fonds seront la propriété de la coopérative.

Bien organiser une kermesse ou une fête d'école

    1. FORMALITES ADMINISTRATIVES ET AUTRES :

_ Concernant l'utilisation des locaux dans l'enceinte de l'école

Dans la mesure où la manifestation se déroule au sein de l'école, il convient d'avertir la municipalité (cf. Lettre type - Annexe 1). Par ailleurs, l'article 25 de la loi du 22/07/1983 a été abrogé et remplacé par les dispositions de l'article L. 212-15 du Code de l'Education, qui précise les modalités suivantes :

"Sous sa responsabilité et après avis du conseil d'administration ou d'école et, le cas échéant, accord de la collectivité propriétaire ou attributaire des bâtiments, en vertu des dispositions du présent titre, le maire peut utiliser les locaux et les équipements scolaires dans la commune pour l'organisation d'activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif pendant les heures ou les périodes au cours desquelles ils ne sont pas utilisés pour les besoins de la formation initiale et continue. Ces activités doivent être compatibles avec la nature des installations et l'aménagement des locaux. La commune ou, le cas échéant, la collectivité propriétaire peut soumettre toute autorisation d'utilisation à la passation, entre son représentant, celui de l'école ou de l'établissement et la personne physique ou morale qui désire organiser des activités, d'une convention précisant notamment les obligations pesant sur l'organisateur en ce qui concerne l'application des règles de sécurité, ainsi que la prise en charge des responsabilités et de la réparation des dommages éventuels. A défaut de convention, la commune est responsable dans tous les cas des dommages éventuels, en dehors des cas où la responsabilité d'un tiers est établie."

Désormais, il n'est plus obligatoire de signer une convention avec la commune. En tout état de cause, il est préférable de signer une convention afin de fixer les termes de l'utilisation des locauxscolaires (cf. Modèle de convention - Annexe 2). Auprès de la mairie, les démarches administratives sont les suivantes :

a) demander au maire l'autorisation d'occuper les locaux en dehors du temps scolaire ;

b) l'informer de la date et des heures du début et de fin de la fête de l'école ou de la kermesse afin que la mairie assure le bon ordre et la sécurité du public ;

c) demander au maire (ou à la préfecture pour les coopératives parisiennes) l'autorisation de l'ouverture d'un débit de boissons temporaire (Groupes 1 et 2) conformément à l'article L.3334-2 du Code de la santé publique, 15 jours avant la tenue de la manifestation. L'organisation d'un débit de boissons pendant une manifestation publique est limitée à 5 autorisations annuelles pour chaque association départementale. Ne peuvent être cédées ou offertes que des boissons des deux premiers groupes, à savoir :

- Groupe 1 : boissons sans alcool

- Groupe 2 : Boissons alcooliques : vins, bière, cidre, poiré, vins doux naturels, jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1, 2 à 3 degrés d'alcool.

Il est à noter que La Guadeloupe, la Guyane et la Martinique bénéficient d'un régime exceptionnel. Toutefois, au vu de la spécificité de la fête des écoles ou de la kermesse, il convient de rappeler que l'établissement scolaire est un lieu protégé. L'école est donc un espace sans alcool (Lettre d'information juridique du Ministère de l'Education Nationale n°20), et non fumeur.

_ Concernant l'utilisation de fonds sonores

Une demande d'autorisation doit être adressée à la SACEM 15 jours avant la date fixée de la manifestation (auprès de la délégation SACEM compétente), afin de pouvoir avoir un fond sonore musical pendant la fête de l'école ou la kermesse, ou pour accompagner le spectacle donné par les élèves. C'est une déclaration simplifiée à télécharger à l'adresse internet suivante : sacem.fr

La Fédération de l'OCCE , et par extension, les Associations Départementales et leurs coopératives scolaires, bénéficient, d'une part, de l'agrément « Education Populaire » (Arr. du 31/01/2008) et, d'autre part, de la signature d'un protocole d'accord avec la SACEM (du 10/12/2008).

Depuis le 1er juin 2000, la SACEM a mis en place quatre types de forfait :

- bals et thés dansants avec orchestre, sans spectacle, dans une salle de moins de 300 m².

- banquets avec accompagnement musical (musique enregistrée).

- kermesses (manifestations récréatives) avec sonorisation musicale et/ou animation de groupes musicaux locaux ou d'enfants des écoles, sans bal, concert de variétés ou repas dansant.

- petites séances musicales avec recettes (spectacle de variétés, concerts, repas dansant et repas spectacle organisées au seul profit de l'association).

Ces forfaits seront appliqués à la seule condition de déclarer la séance avant la manifestation (respect du délai de 15 jours). Il vous suffira, a posteriori, d'adresser à la délégation SACEM le programme nécessaire à la répartition des droits d'auteur.

_ Concernant la représentation de pièces de théâtre

La S.A.C.D (Société des auteurs-compositeurs dramatiques) délivre l'autorisation d'interpréter la ou les pièces de théâtre choisie en vue de la manifestation. La demande doit en être faite 4 ou 5 mois avant la date prévue de la représentation. En effet, la SACD demande systématiquement à l'auteur l'autorisation d'interpréter sa pièce.

_ Concernant l'utilisation de disques, CD, cassettes préenregistrées

Toute utilisation directe d'un disque ou d'une cassette préenregistrée du commerce donne lieu au paiement d'une « rémunération équitable » à la SPRE (Société civile pour la perception de la rémunération équitable de communication au public des phonogrammes du commerce), en sus des droits d'auteur SACEM

C'est la SACEM qui est chargée de percevoir la « rémunération équitable ». La coopérative scolaire recevra, en même temps, la facture de la SACEM pour les droits d'auteur et celle de la SPRE. Le non-paiement de la « rémunération équitable » à la SPRE est puni d'une amende de 300.000 €uros et 3 ans d'emprisonnement (art. L. 335-4 C. prop. intel.).

L'utilisation de disques ou de cassettes pour accompagner ou illustrer un spectacle est soumise à l'autorisation préalable et écrite du producteur du phonogramme.

_ Concernant la prise de photo des enfants

Pour toutes prises de photos des élèves, il devra être demandé une autorisation préalable de leurs parents.

2. REGLEMENTATION EN MATIERE DE NOURRITURE ET D'HYGIENE

Il est nécessaire de posséder par-devers soi les factures d'achat des marchandises. Certaines denrées alimentaires présentent des dangers plus grands que d'autres à cause de leur composition qui permet plus facilement le développement des microbes. Des précautions sont à prendre :

- maintenir au froid les denrées périssables (réfrigérateur ou congélateur, suivant les cas) jusqu'au moment de leur utilisation.

- si barbecue, la viande doit provenir d'un établissement agréé ou dispensé (marque « salubrité ovale » sur les emballages), et le barbecue devra être implanté à un endroit sécurisé et difficile d'accès aux enfants (avoir à portée de main un extincteur).

- les aliments préparés le jour même doivent être maintenus à température constante.

- il convient de jeter immédiatement les aliments non consommés.

Par ailleurs, si vous utilisez de la vaisselle non jetable, il convient de prévoir une arrivée d'eau potable ainsi que deux récipients, l'un avec un produit désinfectant, l'autre contenant de l'eau propre pour le rinçage. Cette vaisselle devra être essuyée avec des torchons propres.

Les locaux scolaires n'étant pas adapté à la restauration, nous vous conseillons de ne préparer qu'un buffet froid (pas de manipulations de denrées, pas de plonge). Dans le cas d'utilisation de la cuisine de la cantine scolaire, il convient, d'une part d'obtenir l'accord de la Municipalité (convention de prêt de matériels) et, d'autre part de respecter la réglementation adéquate (Arr. 09/05/1997, art.18 et19).

3. LOTERIES-TOMBOLAS-LOTOS

D'une manière générale, les loteries sont prohibées (loi du 21/05/1836). Le délit de loterie prohibée concerne les manifestations ouvertes au public, avec l'espérance d'un gain par « l'emploi de la voie du sort ».

Aux termes de l'article 6 de la loi de 1836 les lotos dits « traditionnels » échappent à la prohibition de principe qui dispose :

Il est à noter que l'organisation de lotos ne doit pas avoir pour effet, ni à plus forte raison, pour objet, de procurer des bénéfices, de façon directe ou indirecte à un commerçant (Rép.min. 16/09/1996). Rien n'est spécifié concernant la tenue de lotos traditionnels (pendant ou hors temps scolaire). Il serait bon de le spécifier à la mairie lors de la demande d'occupation des locaux.

4. PUBLICITE

Afin d'attirer des visiteurs à la fête des écoles, la coopérative scolaire pourra utiliser les panneaux réservés aux activités des associations (D. du 25/02/1982). En dehors de ces emplacements, l'affichage peut entraîner la perception d'une taxe communale.

Les plaquettes, affiches et autres dépliants peuvent être réalisées par la coopérative scolaire. Dans ce cas, vous devez obligatoirement faire apparaître le nom, la dénomination et l'adresse de la coopérative scolaire OCCE. Attention, concernant les affiches, à ne pas les imprimer sur un papier blanc, sauf, si elles sont recouvertes d'illustrations de couleur, afin de ne pas les confondre avec les affiches administrat

Assurance :

Comme toutes les activités organisées par la coopérative scolaire, la kermesse ou la fête de l'école est couverte par le contrat d'assurance MAE/MAIF. Les biens et les adhérents déclarés sont couverts. Les bénévoles encadrant l'activité sont couverts.

Pour assurer une activité précise, comportant des risques ou des matériels prêtés, contactez la MAE pour lui demander conseil et éventuellement contracter un contrat ponctuel.

Le Président de l'OCCE 78 est le responsable légal de l'organisation de la manifestation. Prévenez quelques jours à l'avance, par courriel, l'OCCE 78 de la date, du lieu, des effectifs attendus.

Préciser, dans votre communication envers vos partenaires, que la kermesse ou la fête est "organisée par la coopérative scolaire de l'école".

IMPORTANT : Si la manifestation se déroule en-dehors du temps scolaire (non continuité du service), les enseignants présents ne sont pas en situation d'exercice. En cas d'accident, ils ne pourront pas se déclarer en accident du travail, ni prétendre au versement d'indemnités journalières. Ils sont couverts par le contrat collectif, comme tous les coopérateurs déclarés.

Après la manifestation :

  • Compter l'argent en présence de parents le plus rapidement possible après la Kermesse, ne pas oublier de soustraire le fonds de caisse.
  • Ne pas oublier les partenaires, les bénévoles qui ont avancé de l'argent , les factures impayées.
  • Faire un état des lieux, informer l'OCCE, la municipalité, l'assureur de tout problème.

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LA PHOTOGRAHIE SCOLAIRE

En cliquant sur le lien ci-dessous, vous accéderez au texte de la circulaire 2003-091 relative à la photographie scolaire.

Circulaire 2003-91

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LOTO, TOMBOLA, concours, jeux...

Quelle est la loi ?

Attention nos lotos ne sont que tolérés, le reste est interdit: loteries, tombolas, concours et jeux avec gains. Les lotos doivent respecter les trois conditions qui suivent :

  • être organisés dans un cercle restreint,
  • pour un but social, culturel, éducatif, sportif, d'animation locale
  • les mises sont de faible valeur, les lots n'excèdent pas 400 Euros chacun.

Mais aussi :

  • les lots ne doivent être ni remboursés, ni échangés.
  • Les lots ne peuvent être des animaux vivants.
  • Les denrées alimentaires doivent être conservées sebn les normes.
  • Les lots de boissons alcoolisées doivent être remis à des adultes.

Enfin, pour éviter toute querelle avec les pros du loto, il convient de prendre garde aux traditions locales, aux habitudes des joueurs, aux relations avec les associations du quartier, du village ...

Le loto de !a coopérative scolaire doit rester orienté vers les élèves et leurs families, c'est comme la kermesse un moment convivial où il peut être important de rappeler quel est le projet lié au loto !
Toute activité à but lucratif doit correspondre à la nécessité d'un financement d'un projet coopératif.

Ce type d'action ne peut avoir lieu pendant le temps scolaire.

Il ne peut y avoir que 6 actions à but lucratif par an par coopérative scolaire.

Quelle est la place des bénévoles au cours d'un loto ?

La participation de bénévoles est indispensable au fonctionnement coopératif de ce type de manifestation mais il faut que cela reste clair à l'esprit de tous. Un bénévole ne peut espérer de rémunération, de cadeau. Les bénévoles sont pris en charge par le contrat d'assurance dès l'instant où ils ont une fonction d'animation. Les parents d'élèves interviennent bénévolement à titre personnel.

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BROCANTES, BRADERIES...

Ce que dit la loi...

Références : loi du 05/07/1 996
Décret n° 96-1097 du 16/12/1996 Circ. du 12/08/1987
Circ. du 16/01/1997
Code général des collectivités territoriales, art.L2213-1, 2213-6, 3221-4
Code de commerce, art. L310-2, 310-5, 310-6, 442-8
Code du domaine de l'Etat, art. R53
Code de l'Education, art. L 212-15, L 511-2
Code pénal, art. 121-2, 131-38, 131-39- 9°, R321-9, 321-11, 644-3

Définition :

Sont considérées comme ventes au déballage les ventes de marchandises effectuées dans des locaux ou sur des emplacements non destinés à la vente au public de ces marchandises, ainsi qu'à partir des véhicules spécialement aménagés à cet effet. (Art. 27 de la loi du 96-603 du 05/07/1996).

Conditions :

La vente au déballage est celle qui a lieu :

  • Sur la voie publique ou sur le domaine public;
  • Dans un local ou sur un emplacement privé.

Lorsque ces manifestations sont organisées au sein du local associatif (la vente étant réservée aux adhérents de l'OCCE), aucune autorisation n'est nécessaire.

Mais, ces opérations ne peuvent se dérouler, en dehors du temps scolaire, dans les locaux de l'école.

En effet, l'article L 212-15 du Code de l'Education permet l'utilisation des locaux scolaires, pour l'organisation d'activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif, ce qui n'est pas le cas des manifestations décrites dans cette fiche.
D'autre part, le principe de neutralité du service public de l'Education nationale, (Art. L 511-2 du Code de l'éducation) s'entend aussi de "la neutralité commerciale " et ne permet pas l'organisation de telles activités durant le temps scolaire. Il convient également de noter que ce type de manifestations ne présente pas un réel intérêt pédagogique pour les enfants.
Ces manifestations publiques ont le caractère d'une activité commerciale, même si elles sont exceptionnelles.
Il est possible d'invoquer " la théorie de l'accessoire ", au motif que l'activité commerciale ne revêt pas un caractère spéculatif répété au point de primer l'objet statutaire.
Néanmoins une certaine prudence demeure nécessaire, l'appréciation du caractère accessoire de l'activité commerciale relevant de l'autorité souveraine des juges.
Il conviendra donc de limiter les risques de concurrence déloyale vis à vis des commerçants (produits non identiques, chiffre d'affaires réalisé avec les tiers non substantiel).

Autorisation d'occupation du domaine public :

Cette autorisation, préalable à la manifestation, est délivrée par l'autorité publique chargée de la police de la circulation et du stationnement. Il s'agit :

  • Du maire pour les routes nationales, départementales et les voies de communication à l'intérieur de l'agglomération ;
  • Du président du conseil général pour les voies départementales hors agglomération ;
  • Du préfet pour les routes nationales hors agglomération.

A noter que le maire peut, moyennant le paiement de droits fixés par un tarif dûment établi, donner des permis de stationnement ou de dépôt temporaires sur la voie publique et autres lieux publics, sous réserve que cette autorisation n'entraîne aucune gêne pour la circulation et la liberté du commerce (Art. L2213-6 du CGCT).

En cas d'absence de cette autorisation l'association risque une amende de 7500 euros.

D'autre part, les produits offerts à la vente et les biens ayant permis la vente de ces produits peuvent être confisqués pendant une durée qui ne peut être supérieure à un mois. L'inventaire de ces biens et des marchandises confisqués est communiqué au procureur de la République dans les cinq jours.
La juridiction peut ordonner la confiscation des dits biens et marchandises.
(art. L442-8 du Code de commerce : art. R 644-3 du Code pénal).

Autorisation de vente au déballage :

"Les ventes au déballage ne peuvent excéder deux mois par année civile dans un même local ou sur un même emplacement et doivent faire l'objet d'une autorisation préalable (Art. L310-2 du Code de commerce) ".

Si la surface totale consacrée à la vente au déballage est :

  • Supérieure à 300 m2, la demande d'autorisation est à déposer auprès du préfet ;
  • Inférieure à 300m2, la demande est à déposer auprès du maire de la commune où se déroule la manifestation.

Cette demande doit être déposée à l'autorité compétente dans un délai de cinq mois au plus et trois mois au moins avant le début de la manifestation, sous peine d'irrecevabilité.

La demande doit être signée par une personne habilitée à représenter l'association.

Le décret n°96-1097 du 16/12/1 996 énonce les mentions devant figurer sur cette autorisation :

  • La dénomination de l'association :
  • Les dates et horaires de début de la manifestation (avec précision des délais et horaires de montage et de démontage des installations ;
  • Le lieu et les caractéristiques de la manifestation ;
  • La superficie de vente occupée (correspondant à celle des étals dressés) ;
  • La nature des objets exposés à la vente.
  • La demande doit être accompagnée des pièces suivantes :
  • Une copie des statuts de l'association ;
  • Un justificatif de l'accord du propriétaire ou du gestionnaire des lieux où est prévue la manifestation (copie d'une convention autorisant l'occupation ou la copie du permis de stationnement s'il s'agit du domaine public) ;
  • Un extrait du plan cadastral portant identification des parcelles adjacentes aux lieux de vente si la surface occupée par la manifestation se trouve à proximité immédiate d'un magasin de commerce de détail d'une surface de vente supérieure à 300 m2 (document disponible au centre des impôts fonciers).

Sanctions :

Les sanctions encourues par les associations qui réalisent ce type de manifestation sans autorisation de vente au déballage sont :

  • Une amende de 75 000 euros ;
  • L'affichage de la décision prononcée ou sa diffusion par la presse écrite ou par tout moyen de communication audiovisuelle.

Registre obligatoire :

Ce registre doit indiquer :

  • Les noms, prénoms, qualité et domicile de chaque vendeur ainsi que la nature de la pièce d'identité présentée, l'indication de l'autorité qui l'a délivrée et la date.
  • la dénomination et le siège de l'association (en l'occurrence, l'adresse de l'Association Départementale de l'OCCE, ainsi que les coordonnées de la coopérative scolaire). D'autre part, il convient également d'inscrire les noms, prénoms, qualité et domicile de la personne représentant la coopérative scolaire).

Ce registre doit être coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire de la commune du lieu de la manifestation.

Ce document doit être transmis impérativement sous huit jours après la manifestation à la préfecture ou à la sous préfecture du lieu de la vente au déballage. A défaut, les dirigeants de l'association organisatrice s'exposent à des sanctions pénales.

Aspect fiscal :

Les recettes perçues à l'occasion de cette activité ne seront pas, à priori, soumises aux impôts commerciaux, si elles sont réalisées dans le cadre des six premières manifestations de soutien organisées dans l'année, au profit exclusif de la coopérative scolaire, section locale de l'association départementale de l'OCCE. (Cf. courrier de la Direction générale des impôts en date du 17 mai 2000).

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ALLER A UN SPECTACLE... FAIRE VENIR UN SPECTACLE...

Sortir pour aller à un spectacle, une exposition. Faire venir un intervenant extérieur à l'école...

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